Politique de confidentialité

Article 1 – Objet et champ d’application

La présente politique explique comment TS-BXL collecte, utilise, conserve, sécurise et partage les données personnelles des personnes qui :

• demandent des informations ou sollicitent une aide-ménagère ;
• deviennent clientes de TS-BXL ;
• utilisent les ateliers de repassage ;
• complètent un formulaire ou utilisent un portail numérique de TS-BXL ;
• communiquent avec TS-BXL ;
• agissent pour le compte d’un client ;
• visitent le site internet www.ts-bxl.be.

Elle concerne les données traitées sous forme électronique, sur support papier ou au moyen d’une application utilisée par TS-BXL.

Elle complète la politique relative aux cookies et autres traceurs.

Une information particulière peut être fournie pour certains traitements spécifiques. En cas de contradiction, cette information particulière prévaut pour le traitement concerné.

Article 2 – Identité du responsable du traitement

TS-BXL Titres-Services est une marque utilisée par :

Titres-Services Bruxelles-Est SRL BCE : 0808.687.020 Siège social : avenue des Lucioles 1, 1170 Watermael-Boitsfort Numéro d’agrément titres-services : 03640

et

Nine-Eleven SRL BCE : 0461.028.429 Siège social : avenue des Luciioles 1, 1170 Watermael-Boitsfort Numéro d’agrément titres-services : 05176

La société responsable du traitement des données liées à l’exécution des prestations est, en principe, celle qui est identifiée dans la convention, le formulaire, la confirmation du service ou le document remis au client.

Lorsque des données sont collectées au moyen du site internet ou d’un formulaire commun à la marque TS-BXL, elles peuvent être transmises à la société compétente en fonction notamment :

• de la Région dans laquelle le service doit être fourni ;
• de l’agence concernée ;
• de l’agrément nécessaire ;
• de l’organisation du service ;
• de la société qui emploie le travailleur concerné.

Le point de contact commun pour toute question relative à la protection des données est :

TS-BXL Titres-Services Avenue des Lucioles 1 1170 Watermael-Boitsfort E-mail : hello@ts-bxl.be Téléphone : 02 675 41 03

Article 3 – Personnes concernées

TS-BXL peut traiter les données personnelles :

• de ses clients et anciens clients ;
• des personnes qui demandent un service ou des informations ;
• des personnes qui complètent un formulaire ;
• des personnes domiciliées avec le client lorsque leur identification est nécessaire ;
• des personnes de confiance désignées par le client ;
• des personnes autorisées à donner accès au domicile ;
• des personnes autorisées à déposer ou retirer du linge ;
• des représentants légaux, administrateurs de biens, aidants proches ou mandataires ;
• des visiteurs de ses sites internet et portails ;
• de toute personne impliquée dans une réclamation, un incident ou un sinistre.

Les données relatives aux candidats et aux travailleurs peuvent faire l’objet d’une information distincte.

Article 4 – Catégories de données traitées

4.1. Données d’identification et de contact

TS-BXL peut traiter notamment :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse postale ;
• l’adresse du domicile où les prestations sont effectuées ;
• l’adresse électronique ;
• le numéro de téléphone ;
• la langue de communication ;
• la date de naissance lorsque celle-ci est nécessaire ;
• les coordonnées d’une personne de confiance ;
• la qualité d’un représentant ou d’un mandataire.

4.2. Données relatives au système des titres-services

TS-BXL peut traiter notamment :

• le numéro d’utilisateur Pluxee ;
• la Région d’inscription ;
• le type de titres-services utilisé ;
• le statut des prestations encodées ;
• les validations et contestations ;
• le nombre de titres-services disponibles ou manquants lorsque cette information est accessible ;
• les prestations restant à régulariser ;
• les informations nécessaires au respect de la réglementation régionale ;
• les informations relatives à un quota ou statut particulier lorsque celles-ci sont nécessaires au service.

4.3. Données relatives à l’organisation des prestations

TS-BXL peut traiter notamment :

• les jours et heures de prestation ;
• la durée et la fréquence souhaitées ;
• la date de début ;
• les modifications du planning ;
• les annulations ;
• les demandes de remplacement ;
• les préférences organisationnelles ;
• les informations nécessaires à l’affectation d’un travailleur ;
• l’historique des prestations ;
• les communications relatives au service.

4.4. Informations relatives au domicile

Les formulaires de demande et de suivi peuvent contenir une description sommaire du domicile afin de permettre à TS-BXL :

• d’évaluer les besoins du client ;
• de déterminer la durée raisonnable d’une prestation ;
• d’identifier le matériel nécessaire ;
• d’organiser le travail ;
• de protéger la santé et la sécurité du travailleur ;
• de sélectionner un travailleur correspondant raisonnablement aux besoins exprimés.

Ces informations peuvent notamment concerner :

• le type de logement ;
• la superficie approximative ;
• le nombre de pièces ou de niveaux ;
• la présence d’escaliers ;
• la présence d’animaux ;
• l’existence d’un ascenseur ;
• les possibilités de stationnement ou d’accès ;
• le matériel et les produits disponibles ;
• les tâches habituellement demandées ;
• les difficultés ou risques particuliers ;
• les informations utiles concernant l’accessibilité du domicile.

TS-BXL ne demande pas de plan détaillé du logement, de photographies systématiques ni d’informations sans rapport avec l’organisation ou la sécurité des prestations.

4.5. Absences, vacances et indisponibilités

Le client peut communiquer à TS-BXL les dates auxquelles les prestations doivent être interrompues, notamment en raison de vacances, d’une hospitalisation, d’une absence professionnelle ou d’une autre indisponibilité.

TS-BXL demande uniquement les informations nécessaires à l’organisation du planning.

Le client n’est pas tenu de communiquer :

• la destination de son voyage ;
• le lieu exact de son séjour ;
• les personnes qui l’accompagnent ;
• le motif détaillé de son absence ;
• toute autre information qui n’est pas nécessaire à l’organisation des prestations.

Lorsque le client fournit spontanément de telles informations, TS-BXL évite de les reproduire dans le planning lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.

Les informations relatives aux absences sont considérées comme particulièrement confidentielles en raison des risques de sécurité qu’elles peuvent présenter.

4.6. Clés, badges, codes et moyens d’accès

Lorsque le client confie un moyen d’accès à TS-BXL ou à un travailleur, TS-BXL peut traiter :

• la date de remise ;
• le type et le nombre de clés ou badges ;
• l’identité de la personne qui les remet et les reçoit ;
• la référence interne attribuée au moyen d’accès ;
• les instructions strictement nécessaires à son utilisation ;
• la date et les modalités de restitution ;
• les incidents éventuels liés au moyen d’accès.

Les clés ne doivent pas porter l’adresse complète du client.

Les codes d’alarme ou d’accès ne sont collectés que lorsqu’ils sont indispensables. TS-BXL recommande l’utilisation d’un code temporaire ou spécifique au travailleur plutôt que la communication d’un code personnel permanent.


Les moyens d’accès et les informations permettant de les relier au domicile sont conservés séparément dans la mesure du possible.

4.7. Données relatives aux ateliers de repassage

TS-BXL peut traiter notamment :

• l’identité et les coordonnées du client ;
• le numéro d’utilisateur Pluxee ;
• la référence du panier ou du dépôt ;
• la date et l’heure du dépôt et du retrait ;
• la quantité ou la description générale du linge confié ;
• les instructions particulières ;
• l’identité de la personne autorisée à retirer le linge ;
• les titres-services utilisés ;
• les incidents, pertes ou dégradations signalés ;
• la confirmation du retrait.

4.8. Signature enregistrée lors du retrait du linge

Lors du retrait de linge confié à un atelier, TS-BXL peut demander au client ou à la personne qui retire le linge de confirmer sa remise au moyen d’une signature enregistrée sur une tablette.

La signature est associée à une opération déterminée comprenant notamment :

• la référence du dépôt ;
• la date et l’heure du retrait ;
• l’atelier concerné ;
• l’identité ou le numéro du client ;
• l’identité de la personne qui retire le linge, lorsque cela est nécessaire.

Cette signature sert uniquement à confirmer la remise du linge et à prévenir ou résoudre une éventuelle contestation.

TS-BXL ne l’utilise pas :

• pour signer un autre document ;
• pour créer une signature générale réutilisable ;
• pour authentifier automatiquement le client lors d’autres opérations ;
• pour analyser les caractéristiques physiques ou comportementales du tracé ;
• pour créer un modèle biométrique ;
• pour identifier une personne au moyen d’un système de reconnaissance automatisée.

En l’absence d’un traitement technique destiné à identifier de manière unique la personne, la signature est traitée comme une donnée personnelle, mais pas comme une donnée biométrique au sens de l’article 9 du RGPD.

Une solution raisonnable de confirmation alternative peut être proposée lorsqu’une personne ne souhaite pas enregistrer sa signature, par exemple une confirmation par code, e-mail ou autre moyen permettant de documenter la remise.

4.9. Données financières, administratives et comptables

TS-BXL peut traiter notamment :

• les factures et notes de crédit ;
• les frais administratifs ;
• les paiements reçus ou restant dus ;
• les coordonnées bancaires ;
• les mandats et autorisations de paiement ;
• les communications relatives aux paiements ;
• les rappels ;
• les données nécessaires au recouvrement ;
• les justificatifs comptables et fiscaux.

Les données complètes relatives aux cartes bancaires ne sont pas conservées directement par TS-BXL lorsqu’elles sont traitées par un prestataire de paiement spécialisé.

4.10. Réclamations, incidents, accidents et sinistres

TS-BXL peut traiter notamment :

• les circonstances d’un incident ;
• les déclarations des personnes concernées ;
• les photographies ;
• les preuves d’achat ;
• les devis et factures ;
• les communications avec les parties ;
• les informations transmises aux assureurs ;
• les références d’un procès-verbal ;
• les données nécessaires à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

4.11. Données relatives à la santé ou à la sécurité

Dans certaines situations, le client peut communiquer une information relative à une maladie contagieuse, une allergie, une limitation fonctionnelle ou une autre circonstance susceptible d’affecter la santé ou la sécurité du travailleur ou l’organisation de la prestation.

TS-BXL limite la collecte à ce qui est strictement nécessaire.

Dans la mesure du possible, TS-BXL enregistre uniquement l’existence du risque et les précautions à prendre, sans conserver de diagnostic médical détaillé.
Ces informations ne sont accessibles qu’aux personnes qui doivent en avoir connaissance pour protéger la personne concernée ou le travailleur, organiser la prestation ou respecter une obligation légale.

4.12. Données techniques et numériques

Lors de l’utilisation d’un site, formulaire, portail ou application, TS-BXL peut traiter :

• l’adresse IP ;
• la date et l’heure de la connexion ;
• le type d’appareil et de navigateur ;
• les journaux techniques ;
• les identifiants de session ;
• les choix relatifs aux cookies ;
• les actions effectuées dans le portail ;
• les informations nécessaires à la sécurité et au dépannage.

Des informations complémentaires figurent dans la politique relative aux cookies et autres traceurs.

Article 5 – Sources des données

Les données peuvent être obtenues :

• directement auprès de la personne concernée ;
• au moyen d’un formulaire sécurisé ;
• lors de la conclusion ou de l’exécution de la convention ;
• par téléphone, e-mail, courrier, SMS ou autre canal de communication ;
• auprès d’un représentant, d’une personne de confiance ou d’un proche autorisé ;
• auprès du travailleur chargé de la prestation ;
• auprès de Pluxee ou de l’autorité régionale compétente ;
• auprès d’un prestataire de paiement ;
• auprès d’un assureur, d’un conseil ou d’une autorité ;
• au moyen des systèmes et portails utilisés pour organiser les services.

Lorsqu’une personne communique les données d’un tiers, elle s’assure qu’elle est autorisée à le faire et invite ce tiers à prendre connaissance de la présente politique lorsque cela est pertinent.

Article 6 – Finalités et bases juridiques

6.1. Mesures précontractuelles et exécution de la convention

TS-BXL traite les données nécessaires pour :

• répondre à une demande ;
• évaluer les besoins ;
• préparer et conclure la convention ;
• organiser les prestations ;
• affecter un travailleur ;
• gérer le planning, les absences et les remplacements ;
• gérer les ateliers de repassage ;
• enregistrer et valider les prestations ;
• gérer les titres-services ;
• facturer et recevoir les paiements ;
• communiquer avec le client ;
• confirmer la remise du linge ;
• gérer les moyens d’accès confiés.

Ces traitements reposent sur les mesures prises à la demande de la personne avant la conclusion d’un contrat et sur l’exécution de la convention.

6.2. Obligations légales et réglementaires

TS-BXL traite certaines données afin de respecter ses obligations notamment en matière :

• de titres-services ;
• de droit du travail ;
• de santé et de sécurité au travail ;
• de prévention et d’assurance ;
• de comptabilité et de fiscalité ;
• de protection des consommateurs ;
• de recouvrement des dettes ;
• de coopération avec les autorités compétentes.

6.3. Intérêts légitimes

TS-BXL peut traiter certaines données lorsque cela est nécessaire à ses intérêts légitimes, notamment pour :

• assurer la sécurité des clients et des travailleurs ;
• protéger les domiciles, les clés et les moyens d’accès ;
• prévenir les fraudes et utilisations abusives ;
• conserver une preuve de la remise du linge ;
• sécuriser ses systèmes ;
• assurer la continuité et la qualité du service ;
• gérer les réclamations et sinistres ;
• constater, exercer ou défendre ses droits ;
• produire des statistiques internes après minimisation ou anonymisation des données.

TS-BXL met ces intérêts en balance avec les droits, libertés et attentes raisonnables des personnes concernées.

6.4. Consentement

Lorsque le traitement ne peut pas raisonnablement reposer sur une autre base juridique, TS-BXL peut demander un consentement spécifique.

La personne peut retirer son consentement à tout moment, sans que ce retrait remette en cause les traitements réalisés licitement avant celui-ci.

Le consentement n’est pas utilisé comme base juridique lorsque la donnée est objectivement nécessaire à l’exécution du service demandé.

Article 7 – Caractère nécessaire des informations

Les champs obligatoires des formulaires sont identifiés comme tels.

Lorsque les données demandées sont nécessaires à la conclusion ou à l’exécution de la convention, leur absence peut empêcher TS-BXL :

• de répondre correctement à la demande ;
• d’évaluer les besoins ;
• de proposer un travailleur ;
• d’organiser la prestation ;
• de garantir des conditions de travail sûres ;
• d’exécuter le service ;
• de respecter une obligation légale.

TS-BXL évite de demander des informations excessives ou sans rapport avec le service.

La personne concernée est invitée à ne pas inscrire dans les champs libres des informations sensibles qui ne sont pas nécessaires.

Article 8 – Destinataires des données

Dans la mesure nécessaire à leurs missions, les données peuvent être accessibles :

• aux dirigeants et membres du personnel habilités de TS-BXL ;
• au travailleur chargé de la prestation, uniquement pour les informations dont il a besoin ;
• à la société TS-BXL compétente pour le service concerné ;
• à Pluxee et aux autorités régionales compétentes ;
• aux prestataires d’hébergement, de maintenance et de sécurité informatique ;
• aux fournisseurs des formulaires, portails et applications utilisés par TS-BXL ;
• aux prestataires de communication ;
• aux prestataires de paiement et établissements financiers ;
• aux comptables, assureurs, avocats, huissiers et conseils professionnels ;
• aux prestataires de recouvrement ;
• aux autorités publiques, judiciaires ou administratives lorsque la loi l’exige ;
• à toute personne autorisée par la personne concernée.

Les prestataires qui traitent des données pour le compte de TS-BXL sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

TS-BXL ne vend pas les données personnelles de ses clients.

Article 9 – Transferts internationaux

TS-BXL privilégie les prestataires qui conservent les données dans l’Espace économique européen.

Lorsqu’un prestataire traite des données en dehors de l’Espace économique européen, TS-BXL vérifie que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment :

• une décision d’adéquation ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• toute autre garantie légalement admise.

Lorsque cela est nécessaire, TS-BXL évalue les risques du transfert et applique des mesures complémentaires.

Des informations sur les garanties utilisées peuvent être demandées à hello@ts-bxl.be.

Article 10 – Durées de conservation

TS-BXL ne conserve pas toutes les données pendant une durée identique.

Les durées suivantes sont appliquées sous réserve d’une obligation légale, d’une contestation ou de la nécessité de défendre un droit.

10.1. Demandes sans conclusion d’une convention

Les données d’une personne qui demande un service sans devenir cliente sont conservées pendant un maximum de douze mois après le dernier contact utile.

Elles peuvent être supprimées plus tôt lorsque la personne retire sa demande.

10.2. Dossier contractuel

Les données nécessaires à l’organisation du service sont conservées pendant la relation contractuelle.

À la fin de celle-ci, les données nécessaires à la preuve de la convention et de son exécution peuvent être archivées, avec un accès limité, pendant la durée de prescription applicable, sans dépasser dix ans lorsqu’un tel délai est justifié.

Les données purement opérationnelles qui ne présentent plus d’utilité sont supprimées plus rapidement.

10.3. Descriptions du domicile

La description nécessaire à l’organisation des prestations est conservée pendant la relation contractuelle et mise à jour lorsque la situation change.

Les informations devenues inutiles ou obsolètes sont supprimées.

10.4. Absences et vacances

Les détails opérationnels relatifs à une absence sont supprimés ou réduits au strict nécessaire au plus tard trois mois après la fin de la période concernée, sauf incident, contestation ou nécessité organisationnelle particulière.

Le fait qu’une prestation a été annulée ou déplacée peut être conservé dans l’historique du planning pendant une durée maximale de deux ans afin d’assurer le suivi de l’organisation.

Les destinations, motifs détaillés et autres informations non nécessaires ne sont pas conservés.

10.5. Clés et moyens d’accès

Les clés, badges et codes sont conservés ou utilisés uniquement pendant la période où ils sont nécessaires.

Les codes sont supprimés dès qu’ils ne sont plus utiles ou dès la fin du service concerné.

Lors de la restitution d’une clé ou d’un badge, le registre opérationnel est mis à jour immédiatement.

La preuve de la remise et de la restitution peut être conservée pendant cinq ans afin de documenter la gestion du moyen d’accès et de traiter une éventuelle contestation.

10.6. Signatures de retrait du linge

La signature associée au retrait du linge est conservée pendant un an à compter du retrait.

En cas de contestation, de sinistre ou de procédure, elle peut être conservée jusqu’à la clôture définitive du dossier et, lorsque cela est nécessaire, jusqu’à l’expiration du délai applicable à l’exercice ou à la défense des droits des parties.

À l’expiration de la durée applicable, l’image de la signature est supprimée ou rendue définitivement inaccessible.

10.7. Réclamations, incidents et sinistres

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement du dossier.

Les éléments nécessaires à la défense des droits des parties peuvent ensuite être archivés jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables.

10.8. Données comptables et fiscales

Les factures, paiements et pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ou pendant toute autre durée imposée par la législation applicable.

10.9. Marketing direct

Les données utilisées pour les communications commerciales sont conservées pendant la relation avec le client et, après celle-ci, pendant un maximum de trois ans à compter de la dernière interaction pertinente, sauf opposition antérieure.

Les informations strictement nécessaires pour respecter une opposition peuvent être conservées dans une liste d’exclusion.

10.10. Journaux techniques

Les journaux de sécurité et de connexion sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité, en principe six mois, sauf incident de sécurité ou obligation particulière justifiant une conservation plus longue.

Article 11 – Sécurité et confidentialité

TS-BXL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées à la nature des données et aux risques concernés.

Ces mesures comprennent, selon les systèmes utilisés :

• le chiffrement des communications ;
• la sécurisation des formulaires ;
• l’authentification des utilisateurs ;
• la limitation des droits d’accès ;
• l’utilisation de comptes individuels ;
• la journalisation des accès et opérations sensibles ;
• la protection des sauvegardes ;
• la mise à jour des logiciels ;
• la protection contre les logiciels malveillants ;
• la séparation de certaines informations sensibles ;
• des engagements de confidentialité ;
• des procédures de gestion des incidents ;
• la suppression sécurisée des données arrivées au terme de leur conservation.

Une attention renforcée est accordée :

• aux informations relatives aux absences ;
• aux clés, badges et codes ;
• aux descriptions du domicile ;
• aux signatures ;
• aux données relatives à la santé ;
• aux données bancaires ;
• aux documents relatifs aux sinistres.

Les travailleurs ne reçoivent que les informations nécessaires à l’exécution de leurs prestations.

Les clés ne sont pas identifiées par l’adresse complète du client. Dans la mesure du possible, la référence de la clé et l’adresse correspondante sont conservées séparément.

Les signatures enregistrées sur tablette sont associées à une opération déterminée. Elles ne doivent pas pouvoir être librement téléchargées, copiées ou réutilisées par les utilisateurs ordinaires du système.

Article 12 – Décisions automatisées

TS-BXL ne prend pas, sur la seule base d’un traitement automatisé, de décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative un client.

Des outils peuvent assister l’organisation, la planification ou le classement des demandes, mais les décisions importantes concernant la relation avec le client peuvent faire l’objet d’une intervention humaine.

Article 13 – Communications commerciales

TS-BXL peut informer ses clients de services analogues à ceux qu’ils utilisent, dans les limites autorisées par la loi et sur la base de son intérêt légitime.

La personne peut s’opposer à tout moment aux communications de marketing direct, sans devoir fournir de justification.

Lorsque le consentement est requis, aucune communication commerciale n’est envoyée avant son obtention.

Les communications nécessaires à l’exécution de la convention, à la sécurité, aux prestations, aux paiements ou aux obligations réglementaires ne constituent pas des communications commerciales.

Article 14 – Cookies et autres traceurs

Le site www.ts-bxl.be peut utiliser des cookies et technologies similaires.

Les cookies non strictement nécessaires ne sont utilisés qu’après le consentement préalable du visiteur.

Les informations concernant :

• les catégories de cookies ;
• leurs finalités ;
• leurs fournisseurs ;
• leurs durées ;
• la manière de les accepter ou de les refuser ;
• le retrait du consentement,

figurent dans la politique relative aux cookies et dans le module « Gérer mes cookies ».

Article 15 – Droits des personnes concernées

Dans les conditions prévues par le RGPD, toute personne concernée peut demander :

• l’accès à ses données ;
• la rectification de données inexactes ;
• l’effacement de ses données ;
• la limitation du traitement ;
• la portabilité des données qu’elle a fournies ;
• l’opposition à un traitement fondé sur un intérêt légitime ;
• l’opposition au marketing direct ;
• le retrait de son consentement ;
• des informations sur les transferts internationaux ;
• une intervention humaine concernant une éventuelle décision automatisée.

Ces droits ne sont pas absolus. TS-BXL peut notamment conserver certaines données lorsqu’elles sont nécessaires :

• au respect d’une obligation légale ;
• à l’exécution de la convention ;
• à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit ;
• à la protection des droits d’une autre personne.

Toute demande peut être adressée à hello@ts-bxl.be ou par courrier à l’adresse mentionnée à l’article 2.

TS-BXL peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur.

La demande est traitée dans le délai prévu par le RGPD.

Article 16 – Réclamations

Toute personne peut contacter TS-BXL si elle estime que ses données ne sont pas traitées correctement.

Elle peut également introduire une plainte auprès de :

Autorité de protection des données Rue de la Presse 35 1000 Bruxelles www.autoriteprotectiondonnees.be

L’introduction d’une plainte auprès de TS-BXL n’empêche pas de saisir directement l’Autorité de protection des données ou la juridiction compétente.

Article 17 – Modifications de la politique

TS-BXL peut adapter la présente politique en raison notamment :

• d’une modification de ses services ;
• d’une évolution de ses outils ;
• d’une modification légale ou réglementaire ;
• d’une recommandation d’une autorité ;
• de l’ajout ou de la suppression d’un prestataire.

La version applicable est identifiée par sa date et son numéro.

Lorsqu’une modification affecte substantiellement la manière dont les données sont traitées, TS-BXL en informe les personnes concernées par un moyen approprié.

Les versions antérieures sont conservées afin de documenter l’évolution des pratiques de TS-BXL.